Άνοιγμα νέας χρήσης σε Softone


Εισαγωγή

Η αλλαγή οικονομικής χρήσης είναι απλή διαδικασία η οποία δεν απαιτεί  πολυήμερες προετοιμασίες και δεν συνεπάγεται  με δημιουργία νέου set αρχείων (δημιουργία «νέας εταιρείας» κλπ) καθώς η εφαρμογή τηρεί ενιαία αρχεία για όλες τις οικονομικές χρήσεις.
 

Διαδικασία

Τα βήματα της διαδικασίας αλλαγής οικονομικής χρήσης είναι:

Εργασίες προετοιμασίας

  • Αποφασίστε εγκαίρως εάν με την έναρξη της νέας χρήσης θα χρησιμοποιηθεί νέο Λογιστικό σχέδιο ή εάν θα διατηρηθεί το λογιστικό σχέδιο της απερχόμενης οικονομικής χρήσης. Εάν η τελική σας απόφαση είναι να μην αλλάξετε «σχήμα» Λογιστικού σχεδίου με τη νέα χρήση, τότε δεν υπάρχει τίποτα σημαντικό να κάνετε μέχρι να έλθει η νέα χρήση. Για τις οδηγίες σχετικά με τη δημιουργία νέου Λογιστικού σχεδίου πατήστε εδώ.
  • Αποφασίστε επίσης εάν με την έναρξη της νέας χρήσης, τα παραστατικά σας – και ειδικά όσα από αυτά έχουν αυτόματη αρίθμηση – θα συνεχίσουν τις αριθμήσεις της παλαιάς χρήσης ή εάν θα επανεκκινήσουν από το 1.

 

Δημιουργία νέας χρήσης

Από Παράμετροι – Εταιρείες -Εταιρείες, επιλέγετε την εταιρεία στην οποία θα δημιουργήσετε τη νέα χρήση και στο πλέγμα <Χρήσεις>, προσθέτετε νέα γραμμή με τα στοιχεία της νέας χρήσης. Με κλικ πάνω στον αριθμό της γραμμής (χειρισμός «zoom γραμμής»), έχετε πλήρη εικόνα όλων των πεδίων του αρχείου οικονομικών χρήσεων, όπου μπορείτε να συμπληρώσετε τα εξής:

S1_1096 Dec. 28.jpg

 

  • Το πεδίο «Κωδικός» της κάθε Οικονομικής χρήσης ενημερώνεται αυτόματα από την εφαρμογή και δεν μπορεί να εγγραφεί ή τροποποιηθεί από το χειριστή. Η εφαρμογή θέτει μία τετραψήφια ένδειξη που αντιπροσωπεύει το έτος εντός του οποίου αρχίζει η οικονομική χρήση – ένδειξη που προκύπτει από το πεδίο «Έναρξη».
  • Χρήση: συμπληρώνετε την περιγραφή της χρήσης πχ. Χρήση 2013.
  • Έναρξη – Λήξη: συμπληρώνετε την ημερομηνία έναρξης και λήξης της χρήσης σας. Αφού πληκτρολογήσετε την έναρξη και λήξη της χρήσης, θα δημιουργηθούν αυτόματα και οι περίοδοι /μήνες της χρήσης σας.
  • Μοντέλο Λ.Σ.: Επιλέγετε το «σχήμα» του λογιστικού σχεδίου που χρησιμοποιήσετε κατά τη νέα χρήση (δείτε ο σχετικό κείμενοεδώ).
  • Κλειδωμένη Ναι/Όχι: επιλέγετε αν η χρήση θα είναι κλειδωμένη μέχρι να τη χρησιμοποιήσετε ή όχι.
  • Μεταφορά αρίθμησης Σειρών: Επιλέγετε <Ναι> εάν θέλετε να μεταφερθεί η αρίθμηση των Σειρών στην νέα χρήση. Αν επιλέξετε <Όχι> η αρίθμηση των παραστατικών θα αρχίσει εκ νέου από 1.

 

Προσοχή: Εάν επιλέξετε να γίνει μεταφορά της αρίθμησης των Σειρών των παραστατικών στη νέα χρήση, θα πρέπει να έχετε ολοκληρώσει τις εργασίες καταχώρησης παραστατικών έως 31/12/xxxx. Σε διαφορετική περίπτωση αν καταχωρηθεί παραστατικό στη νέα χρήση και θελήσετε να καταχωρήσετε παραστατικό ιδίας Σειράς στην προηγούμενη χρήση τότε εμφανίζετε μήνυμα για μεταφορά αρίθμησης Σειρών. Εάν θέλετε να συνεχιστεί η αρίθμηση των παραστατικών στη νέα χρήση αλλά δεν έχετε ολοκληρώσει τις εργασίες καταχώρησης στην προηγούμενη στην παράμετρο μεταφοράς αρίθμησης σειρών επιλέγετε [Όχι] και όταν ολοκληρωθούν οι εργασίες, με login στην Νέα χρήση εκτελείτε την εργασία <Μεταφορά αριθμήσεων Σειρών> από Περιοδικές εργασίες – Αλλαγή χρήσης.

 

Τέλος, κλείνετε το παράθυρο της διαχείρισης λογιστικών χρήσεων και επιλέγετε <Καταχώρηση>, ώστε να αποθηκευτούν οι αλλαγές σας. Η νέα οικονομική χρήση έχει δημιουργηθεί και είναι έτοιμη προς εργασία οποτεδήποτε εισέλθετε στην εφαρμογή με ημερομηνία της νέας αυτής χρήσης.

 

 

Μεταφορά υπολοίπων Αποθήκης

Τα στοιχεία απογραφών έναρξης της χρήσης (στα Οικονομικά στοιχεία Αποθήκης) ενημερώνονται από τα στοιχεία της παλαιάςχρήσης με την εκτέλεση της εργασίας <Μεταφοράς Υπολοίπων Αποθήκης>. Επιλέγετε την εργασία από Περιοδικές εργασίες – Αλλαγή χρήσης – Μεταφορά υπολοίπων αποθήκης. Εκτελείτε την εργασία μεταφοράς υπολοίπων αποθήκης, πάντα στην νέα χρήση.

► Info: Η εργασία <Μεταφοράς Υπολοίπου Αποθήκης> μπορεί να επαναληφθεί όσες φορές επιθυμείτε. Δηλαδή μπορούν να γίνονται εργασίες διόρθωσης στην παλαιά χρήση και να επανεκτελείται η εργασία για να διορθώνονται – (αντικαθίστανται – ανανεώνονται) τα δεδομένα απογραφής έναρξης της νέας χρήσης.

S1_1097 Dec. 28.jpg

Στην εργασία Μεταφορά υπολοίπων αποθήκης προβάλλονται τα εξής:

  • Μεταφορά από χρήση: προτείνεται πάντα η προηγούμενη χρήση από αυτή που έχετε κάνει εισαγωγή στην εφαρμογή.
  • Μεταφορά πρότυπου κόστους: στην παράμετρο είναι προεπιλεγμένο το <Ναι>. Στην περίπτωση που έχετε ορίσει στα είδη πρότυπο κόστος μεταφέρεται στην νέα χρήση.
  • Όλες οι τιμές κόστους έναρξης ίδιες με την αποτίμησης: αν επιλέξετε <Ναι> σε αυτή την παράμετρο, κατά την μεταφορά του είδους στη νέα χρήση, η εφαρμογή θα ενημερώσει όλες τις τιμές κόστους (έναρξης), βάσει της τιμής που έχει υπολογιστεί από την μέθοδο αποτίμησης.

 

 

 

Μεταφορά υπολοίπων Συναλλασσομένων

Αντίθετα από τα όσα ισχύουν στην Αποθήκη, για τις ενότητες Συναλλασσομένων δεν προβλέπεται καμία απολύτως εργασία για την μεταφορά χρεωστικών ή πιστωτικών υπολοίπων από οικονομική χρήση σε οικονομική χρήση.
Οι ενδείξεις Απογραφής που εμφανίζονται στα Οικονομικά στοιχεία Πελατών, Προμηθευτών κλπ είναι το απλό αριθμητικό αποτέλεσμα των χρεωστικών και πιστωτικών κινήσεων των προηγούμενων οικονομικών χρήσεων – δηλαδή των εγγραφών που καταχωρήθηκαν μέχρι και την τελευταία ημέρα της προηγούμενης οικονομικής χρήσης.

Για το λόγο αυτό, δεν χρειάζεται να κάνετε καμία πρόσθετη ενέργεια εάν εργάζεστε στην προηγούμενη χρήση και καταχωρήσετε ή διορθώσετε εγγραφές παραστατικών Συναλλασσομένων μεταβάλλοντας το τελικό χρεωστικό ή πιστωτικό υπόλοιπο της χρήσηςαυτής. Οι ενδείξεις Απογραφής Έναρξης στα Οικονομικά στοιχεία των Συναλλασσομένων  έχουν αυτομάτως ενημερωθεί.
Κατά συνέπεια, εάν, σε μια νέα εγκατάσταση, επιθυμείτε να καταχωρήσετε την Απογραφή Έναρξης στα αρχεία Συναλλασσομένων ο «σωστός» τρόπος να το κάνετε είναι να καταχωρήσετε ειδικό παραστατικό «χρεοπιστώσεων» κατά την τελευταία ημερομηνία της προηγούμενης χρήσης.

 

 

Αριθμήσεις

Η συνέχεια ή όχι των αριθμήσεων παραστατικών της παλαιάς χρήσης στη νέα ρυθμίζεται με την παράμετρο  <Μεταφορά αριθμήσεων Σειρών>, στην οθόνη Χρήσεις της εργασίας Εταιρείες.
Δείτε περισσότερα για το θέμα στο κεφάλαιο περί Αριθμήσεων και Αλλαγής Οικονομικής Χρήσης.

 

 

 

Μαζική εισαγωγή λογιστικής χρήσης

Η εργασία σας επιτρέπει να δημιουργήσετε αυτόματα νέα χρήση στις εταιρείες μιας βάσης δεδομένων. Η εργασία διευκολύνει εγκαταστάσεις με πολλές εταιρείες και βρίσκεται στο menu Περιοδικές Εργασίες – Μαζική εισαγωγή λογιστικής χρήσης.

S1_1090 Dec. 17.jpg

Στην εργασία επιλέγετε τα εξής:

  • Εταιρείες: τις εταιρείες στις οποίες θα δημιουργήσετε τη νέα χρήση.
  • Χρήση: πληκτρολογείτε το όνομα της χρήσης πχ. ΧΡΗΣΗ 2012
  • Μοντέλο λογιστικού σχεδίου: επιλέγετε το «σχήμα» του λογιστικού σχεδίου που χρησιμοποιήσετε κατά τη νέα χρήση (δείτε ο σχετικό κείμενο εδώ). Το «σχήμα» του λογιστικού μοντέλου σε αυτή την περίπτωση είναι ίδιο /κοινό.
  • Έναρξη: πληκτρολογείτε την ημερομηνία έναρξης της νέας χρήσης.
  • Λήξη: πληκτρολογείτε την ημερομηνία λήξης της νέας χρήσης.

 

 

Σημαντική παρατήρηση

Αφορά εγκαταστάσεις όπου στην ίδια βάση δεδομένων υπάρχουν πολλές εταιρείες (Γ’ ή Β’ κατηγορίας βιβλίων).
Εφόσον στη βάση δεδομένων έχετε πολλές εταιρείες με μια πρότυπη, τότε θα πρέπει να δημιουργήσετε νέα οικονομική χρήση πρώτα στην πρότυπη εταιρεία, ώστε να μεταφερθούν σωστά οι τιμές των Εντύπων.